Oubliez les communications postales certifiées fastidieuses et coûteuses et les e-mails conventionnels ; ils sont moins fiables. Notre système de communication fiable et innovant offre les garanties nécessaires et la validité juridique.
Qu'est-ce qu'une communication fiable ?
La communication fiable certifie la livraison, le contenu et le destinataire du document en temps réel et avec une validité juridique. Il offre des garanties similaires à une notification certifiée sur papier - comme une lettre certifiée ou un burofax (Un burofax est populaire en Espagne pour envoyer un document sécurisé et il est reconnu devant un tribunal ou par un tiers).
Un outil fondamental pour toute entreprise aujourd'hui qui cherche à rationaliser les processus et à optimiser les ressources grâce à la numérisation.
Des communications fiables démontrent qu'un document a été envoyé et reçu correctement et que son contenu n'a subi aucune altération. Des communications fiables sont généralement utilisées lorsqu'un professionnel est informé de changements contractuels ou de conditions de travail et pour l'envoi de factures, de budgets ou de réclamations.
Il est essentiel de recourir à la communication qui peut être prouvée dans des cas comme ceux-ci :
Conformité réglementaire :
- RGPD – Règlement Général sur la Protection des Données : politique de traitement des données et obtention du consentement exprès.
- Envoi d'informations précontractuelles : polices d'assurances, prêts, contrats commerciaux, etc.
- Gestion des notifications d'impayés / Créances : envoi des notifications d'impayés, notifications fiables aux débiteurs, dont fichier d'impayés et remplacement du Burofax.
- Communications ERTEs / EREs : notification fiable aux salariés, syndicats, etc.
- Corporate : appels, modifications de l'actionnariat, respect du pacte d'associés, etc.
Enregistrement des communications dans différents domaines :
- Juridique : convocations entre avocats, procédures judiciaires, convocations, procès-verbaux d'avocats, convocations, réclamations, notification de résiliation contractuelle, notification d'une demande de modification de contrat, notification d'obligation de paiement extrajudiciaire, etc.
- RH : notifications de changement d'horaires de travail ou de modification de salaire, notification de réception de paie, notification de licenciement, canal de réclamation interne, contrats, etc.
- Commercial : envoi de contrats et conventions, propositions de prix, renouvellements, annulations, notification de changement de propriétaire, notification de conditions particulières de contractualisation, notification de remise de documentation technique après-vente, etc.
- Assureurs : notification de résiliation de prestations, polices, contrats, avis de renouvellement de police, notification de refus de garantie, réclamations pour non-paiement, etc.
- Immobilier : notification de résiliation du contrat de location, notification de non-paiement, notification de négociation préjudicielle, etc.
La traçabilité est essentielle pour plusieurs raisons :
- Surveillance : si le destinataire doit encore ouvrir l'e-mail, il peut envoyer un e-mail de suivi ou passer un appel téléphonique pour s'assurer qu'il a bien reçu le message.
- Confirmation : pour les situations juridiques ou contractuelles, pour fournir la preuve que l'e-mail a été envoyé et reçu, ce qui peut être crucial en cas de litiges ou de procédures judiciaires.
- Sécurité : pour afficher l'emplacement ou l'appareil et empêcher une éventuelle violation de la sécurité ou un accès non autorisé au compte de messagerie.
Il est essentiel d'utiliser les outils de suivi des e-mails de manière éthique et de se conformer aux lois et réglementations sur la confidentialité.
E- Delivery: communications certifiées avec VIDsigner
Il est de plus en plus important d'enregistrer que le contact a été établi de manière fiable. Pour cela, choisir une plateforme sécurisée pour valider et suivre ce processus d'envoi et de réception est nécessaire.
Validated ID, fournisseur de services de confiance, a développé E- Delivery pour ce faire. Cette plate-forme sécurisée et abordable permet de déterminer si une personne a reçu un document électronique qui remplace ou complète les méthodes plus traditionnelles et coûteuses, telles qu'une lettre remise en main propre, un télégramme, un burofax ou un conduit notarié.
L'avantage le plus important de la notification électronique certifiée offerte par E-Delivery est que, en raison de sa facilité d'utilisation et de son faible coût , les processus peuvent être certifiés avec des preuves ayant une validité juridique complète pouvant être utilisées dans un procès, augmentant la sécurité du opérations et réduire les risques.
Principaux avantages de E-Delivery
- Pleine validité juridique dans les communications certifiées. Vous pouvez l'utiliser comme preuve devant des tiers, devant un tribunal et dans d'autres endroits où cela est nécessaire.
- Moins cher que le burofax traditionnel. Économies sur les frais d'expédition et le traitement des documents physiques.
- Garde et certification des expéditions .
- Il n'est pas possible de modifier le contenu des communications.
- Preuve vérifiable d'envoi et d'accès : livraison, contenu, date et heure d'envoi ou de réception, et preuve d'accès au document.
Avantages supplémentaires :
- Simple. Le processus est simple; en quelques étapes (pas plus d'1 minute), vous aurez envoyé votre email certifié au Destinataire, pouvant également en attester la réception en ajoutant ou non des fichiers joints.
- Immédiat. Économies sur les délais de livraison des messages. L'expédition se fait sur place. La communication sera remise à son destinataire sans attendre heures/jours.
- Expédition depuis n'importe quand et n'importe où. L'accès à la plateforme est illimité et 100% en ligne.
- Durable. 100% en ligne, à la fois le processus et la déclaration, évitant ainsi la paperasse.
Panneau de configuration de E-Delivery
Depuis le panneau d'accueil, l'utilisateur peut visualiser tous les statuts d'expédition et les données suivantes :
- Nom du document
- Date et heure d'envoi
- Date et heure d'expiration
- Destinataire
- Statut du document
- Actions: si la notification a été envoyée par e-mail, si l'e-mail a été ouvert, si l'e-mail a été cliqué, si l'OTP (SMS) a été envoyé, si la notification a été ouverte, si la notification a été téléchargée, télécharger la preuve : en cliquant sur cette option, vous téléchargerez un PDF avec la preuve disponible jusqu'au moment de la notification, supprimer/Envoyer un rappel.
E-Delivery indique que le destinataire a reçu la notification, que le contenu a été consulté et qu'il n'a pas été modifié depuis son envoi (date, heure, lieu et méthode). D'autre part, il peut facilement s'intégrer à diverses plateformes de gestion de flux de travail , facilitant ainsi toute la gestion documentaire de l'entreprise. Il est disponible en 7 langues : espagnol, anglais, catalan, français, allemand, néerlandais et portugais.
Des communications fiables avec une garantie légale complète
Validated ID est un fournisseur de services de confiance qualifié par l'Union européenne, réglementé par le règlement eIDAS, qui offre sécurité et simplicité aux processus de signature électronique. Tous ses services sont certifiés par l'ENS, ISO et HDS et contribuent à améliorer les processus et à offrir la sécurité et la confiance dont les entreprises et leurs clients ont besoin.
Les communications fiables de VIDsigner E-Delivery offrent une garantie en cas de litige en certifiant que le Destinataire a reçu une notification électronique. Il est facile à utiliser et beaucoup plus pratique et abordable. Ce service est plus rapide et plus efficace que toute autre méthode papier traditionnelle.
Rapport de preuves
Le rapport de preuve attestant de la remise du dossier comporte toutes les informations nécessaires pour corroborer la réception du courrier électronique par le Destinataire, l'origine, la Date de remise, l'accès au document notifié, et les actions effectuées.
- Notification électronique certifiée: date et heure d'envoi de la notification.
- Participants: émetteur ou destinataire.
- Informations de notification: ID de livraison électronique, nom du document, HASH du document, pièce d'identité, objet de la notification, corps de l'e-mail.
- Preuve du processus: action réalisée, adresse IP à partir de laquelle l'action a été effectuée, date et heure de l'Action o d'où (Système d'exploitation, Navigateur, Version).
E-Delivery est la meilleure alternative pour apporter la preuve de la livraison dans une procédure judiciaire. Pour cette raison, grâce à Validated ID, les entreprises de tous secteurs et départements : compagnies d'assurances, banques, cabinets d'avocats, RH, sociétés financières, agences, etc., comptent sur nous pour garantir la réception de l'information et fournir des preuves juridiques irréfutables dans cas de conflit.
Demandez une démo personnalisée de 20 minutes où nous vous montrerons en quoi consiste l'E-Delivery, et nous répondrons à toutes vos questions.
