Steigerung des Geschäftspotenzials durch elektronische Signaturen im Bereich Personalwesen

Unternehmen, die im Jahr 2021 führend sein wollen, müssen sich neue Tools zulegen, mit denen sie ihre Arbeitsweise neu erfinden und die Erfahrungen ihrer Mitarbeiter verbessern können. Eine von Deloitte unter Personalverantwortlichen durchgeführte Studie zu den wichtigsten Trends in der Wirtschaft im Hinblick auf das Jahr 2021 zeigt, dass sich Unternehmen heute auf drei Achsen konzentrieren müssen, welche zusammenarbeiten müssen:


  • Aufbau einer neuen Organisationskultur, die das Wachstum, die Anpassungsfähigkeit und die Widerstandsfähigkeit der Mitarbeiter fördert
  • Verschaffen Sie sich einen besseren Überblick über die Möglichkeiten und die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter durch die Verbesserung und Erneuerung von Fähigkeiten und Mobilität 
  • Implementierung neuer Technologien in Arbeitsprozesse zur Verbesserung der Produktivität


Im Umfeld des Human Capital Managements muss man lernen, wie man die Lücke zwischen den neuen Bedürfnissen der Menschen und der Implementierung neuer Tools, welche die immer noch bestehenden Ineffizienzen optimieren, schließen kann. Und in diesem Szenario ist die Verwendung elektronischer Signaturen, die in die übliche Unternehmenssoftware integriert sind und über eine rechtliche Garantie verfügen, ein wichtiges Instrument, um das Zustandekommen von Vereinbarungen zu erleichtern.

Die Überlastung von Personalabteilungen mit Aufgaben wie der Unterzeichnung von Arbeitsverträgen, Richtlinien, Gehaltsabrechnungen, Zuweisung von Verantwortlichkeiten, Dokumentation interner Regeln, Telearbeitsvereinbarungen, Kurzarbeit, Einverständniserklärungen, Genehmigungen, Spesenabrechnungen, Bonusvereinbarungen oder jeder Art von Arbeitsdokumentation, die weiterhin auf Papier abgewickelt wird, reduziert die Produktivität drastisch. 

Eine gute Praxis zur Verringerung des Aufwands und zur Erleichterung der Verwaltung von Mitarbeitern ist die digitale Bearbeitung von Vereinbarungen. Dank eines integrierten Prozesses, kann eine Vielzahl von Aufgaben automatisiert und die Dokumentation per Fernzugriff unterzeichnet werden, wodurch sichergestellt wird, dass 95 % der Vereinbarungen in weniger als 48 Stunden abgeschlossen werden.  

Die Verwendung elektronischer Signaturen verbessert auch die Mitarbeitererfahrung, indem sie den Recruitern hilft, schneller und effizienter zu arbeiten, was die Mitarbeiterrekrutierung zu einem einfachen Prozess macht. Dies ermöglicht es Unternehmen wie Acttiv, über Echtzeitinformationen aus einem Netzwerk von mehr als 2.500 Mitarbeitern zu verfügen, betont Dorina Huhu, verantwortlich für die Digitale Transformation des Unternehmens Activv.

Elektronische Signaturen helfen uns, die Zufriedenheit unserer 
Mitarbeiter zu erhöhen und den Fokus auf Innovation und 
Nachhaltigkeit als Säulen unserer Organisation zu richten.

Eine weitere positive Auswirkung ist, dass das Wiederauffinden von Informationen erleichtert wird und eine physische Archivierung überflüssig wird. Das Signieren eines Dokuments lässt sich in die Dynamik eines beliebigen, bereits bestehenden Prozesses integrieren und beeinträchtigt den gewohnten Arbeitsablauf nicht, sondern verbessert ihn vielmehr. Die Menge an physischen Dokumenten, die dank der Integration der elektronischen Unterschrift von VIDsigner mit der Epsilon Human Resources Software der Castilla Gruppe digitalisiert werden konnte, ist etwas, das auch der Koordinator für Arbeitsbeziehungen und Verwaltung des Unternehmens COVAP, Mª Jesús Arconada, hervorhebt.

Wir haben es geschafft, mehr als 700 Verträge pro Jahr zu digitalisieren
mehr als
11.000 Seiten Papier. Dazu kommen noch die Basiskopien, Kündigungsschreiben,
Dokumentation für die rechtliche Vertretung von Arbeitnehmern... 

Der Vorteil der Nutzung eines elektronischen Signatur Dienstes wie VIDsigner, welcher bereits in den wichtigste HR-Software Lösungen wie Sage, SAP ECC und S/4HANA, SAP Success Factors oder Meta4 integriert wurde, ist, dass der gesamte Prozess innerhalb des gewohnten Software-Workflows der Mitarbeiter beginnt und endet. Eine integrierte Lösung erleichtert die Verwaltung vielerlei Geschäftsprozesse, von Anwendungsfällen in Produktionsanlagen bis hin zur Vertragsunterzeichnung aus der Ferne, Telearbeit oder Meetings über virtuelle Plattformen, was die Erfahrung von Neuzugängen und Arbeitsvertragsverlängerungen verbessert, da sie von überall aus unterschrieben werden können. 


Sie sind daran interessiert, wie Sie Ihre Personalabteilung mit elektronischen Signaturen von VIDsigner optimieren können? 

Elektronische Unterschrift im Personalwesen

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