Die Zusammenarbeit zwischen GOLIVE und Validated ID war entscheidend für die Förderung der Digitalisierung und Unterzeichnung von Dokumenten im Vertriebsnetz von Vichy Catalan, und markiert damit einen bedeutendenMeilenstein in der Unternehmensgeschichte.
Vichy Catalan: 140 Jahre Geschichte als Vorreiter inInnovation und Nachhaltigkeit
Die Vichy Catalan Corporation ist eine Unternehmensgruppe, die aus drei wichtigenFirmen besteht: Premium Mix Group,Aquablue und dem Hotel-Balneario Vichy Catalán. Ihr Ursprung liegt in Barcelona, wo sie vor mehr als 140 Jahren als Mineralwasserunternehmen begann. Heute ist sie in 48 Ländern präsent undMarktführer im spanischen Getränkesektor, insbesondere für ihr natürliches kohlensäurehaltiges Wasser. Ihr Hauptgeschäft besteht in der Herstellung und dem Vertrieb von hochwertigen Produkten, darunter Mineralwasser, Erfrischungsgetränke und Energy drinks.
Der Geschäftserfolg von Vichy Catalan beruht auf derFähigkeit, neue Produkte zu innovieren und zu entwickeln, sowie auf der engenBeziehung zu den Verbrauchern, indem die Vorteile des Wassers erforscht und sich an neue Trends angepasst wird.
Die Herausforderung: Beseitigung manueller Prozesse für die Unterzeichnung und Verwaltung von Dokumenten
Vichy Catalan sah sich verschiedenen operativen Hindernissen gegenüber und benötigte eine signifikante kulturelle Veränderung, um das Unternehmen zu digitalisieren und sein Engagement für Nachhaltigkeit weiter zu erhöhen.
Das katalanische Unternehmen war auf manuelle Prozesse zur Unterzeichnung und Verwaltung von Dokumenten angewiesen, was zu einer langsamen Informationszirkulation führte. Der Versand vonDokumenten per E-Mail, deren anschließender Ausdruck und Unterzeichnung verbrauchten Zeit und Ressourcen. Zudem verursachte der Mangel an Rückverfolgbarkeit und Sicherheit im Prozess Risiken von Fehlern undInformationsverlusten. Diese Situation beeinträchtigte nicht nur die interneEffizienz, sondern auch die Kundenerfahrung, mit möglichen Verzögerungen beider Bearbeitung von Anfragen und Bestellungen.
Vichy Catalan benötigte eine Lösung, die die Dokumenten verwaltung beschleunigte, die Sicherheit erhöhte und die Effizienz seiner Geschäftsabläufe verbesserte, indem die digitale Unterzeichnung der erforderlichen Dokumente ermöglicht wurde.
Lösung: Die elektronischen Signaturen VIDsigner, integriert mit Gladtolink
Nach einer detaillierten Untersuchung der Anforderungen von Vichy Catalan präsentierte GOLIVE seinem Kunden eine schnelle und umfassende Lösung, die No-Code-Technologie und multikanale elektronische Signaturen integriert.
Die in Vichy Catalan implementierte Lösung integriert zwei Schlüsseltechnologien. Einerseits Gladtolink, eine fortschrittliche Software mit No-Code-Technologie, die Funktionen wie die Erstellung und digitale Speicherung von Dokumenten bietet, wodurch schnelle und einfache Abfragen ermöglicht werden. Andererseits die multikanale Lösung der elektronischen Signaturen VIDsigner durch den qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter Validated ID.
Vichy Catalan entschied sich aus mehreren grundlegenden Gründen fürdiese Lösung. Das Angebot von Validated ID bot eine vollständige Lösung fürSicherheit und Rückverfolgbarkeit, was für die Bedürfnisse des Unternehmensentscheidend war. Ihre Technologie gewährleistet die Integrität der Signaturen und bietete in unvergleichliches Maß an Vertrauen und Effizienz. Zudem gewährleisten ihre digitalen Signaturen die Authentizität der Dokumente und beschleunigen die Signaturprozesse erheblich, was zur allgemeinen Verbesserung des Dokumentenmanagements beiträgt.
Darüber hinaus war VIDsigner bereits in die von GOLIVE vorgeschlagene Dokumenten digitalisierungsplattform Gladtolink integriert. Diese Integration erleichterte die Digitalisierung des Prozesses erheblich, während dieIntegration von Validated ID in das Dokumentenverwaltungssystem dieProjektagilität förderte und einen zusätzlichen Wert zur Entscheidung für dieseLösung beitrug.
Dank der von GOLIVE und Validated ID vorgeschlagenen Lösung haben wir unserVertriebsnetz erfolgreich digitalisiert. Die digitale Signatur beschleunigt dieErstellung und sofortige Unterzeichnung von Verträgen, generiert Bestellungen in Echtzeit in unserem ERP JD Edwards. Und wir haben einen signifikantenAnstieg der unterzeichneten Verträge im Vergleich zum Vorjahr erzielt, was dieEffizienz des gesamten Unternehmens verbessert.
Benito Cerrillo, IT-Direktor, Vichy Catalan.
Anwendungsfälleder elektronischen Signaturen VIDsigner bei Vichy Catalan
Derzeit nutzt Vichy Catalan zwei Signaturmodi für dasGeschäftsmanagement:
- Biometrische Signatur: Vom Standort des Kundenaus erfasst der Handelsvertreter alle notwendigen Daten zur Erstellung einesVertrags und erfasst die Unterschrift des Kunden direkt. Anschließend wird das bereits unterschriebene Dokument an den Kunden gesendet.
- Remote-Signatur: Das Vertriebsteam verwaltet den Vertrag über die No-Code-Plattform und sendet ihn an den Kunden, damit dieser seine steuerlichen Daten eingibt. Dank der direkten Eingabe der Daten durch den Kunden in die Dokumentenverwaltungsplattform wird der Vertrag automatisch erstellt und an den Remote-Signaturkanal gesendet, um die digitale Unterschrift des Kunden zu erhalten.
Die Digitalisierung von Dokumenten bedeutet mehr als nur das Hochladen einer PDF-Datei zur digitalen Signatur. Es bedeutet die automatische digitale Erstellung des Dokuments, wodurch derVersand zur Signatur des Kunden erleichtert wird.
GreifbareErgebnisse und erzielte Vorteile
- +39% mehr Dokumente wurden 2023 mit VIDsigner unterschrieben imVergleich zum Vorjahr.
- 15/1 Minuten für die Übertragung der ERP-Informationen. Derzeit werden die digitalen Daten automatisch integriert, sobald der Vertrag unterschrieben ist.
- 2/0 Minuten zum Archivieren der Dokumentation, zudem werden die Dokumente automatisch archiviert.
Die Implementierung der digitalen Signaturlösung VIDsigner, integriert in Gladtolink, hat Vichy Catalan eine Reihe von Vorteilen gebracht und ermöglicht die Sammlung und Nutzung von Informationen, um wichtige Schlussfolgerungen zuziehen:
- Größere Kontrolle und Rückverfolgbarkeit der Dokumente.
- Sofortiger Zugang zu den Dokumenten von jedem Ort aus oder durch jeden Benutzer, der auf die Informationen zugreifen muss.
- Gewinnung von Daten über die von spezifischen Benutzern, Abteilungen oder verwendeten Signaturarten unterzeichneten Dokumente.
- Analyse der Zeiten für die Erfassung derUnterschriften durch die Kunden.
Das unbegrenzte Speichern des unterschriebenen Dokuments und derUnterschriftsnachweise bot eine unschätzbare Sicherheit. Mit einer detaillierten Sicherung, die die Unterschrift selbst, das Datum und die Uhrzeitder Unterschrift, das Öffnen der Signatur-E-Mail und die IP-Adresse umfasst, wird das Vertrauen in den Signaturanbieter gestärkt und die Integrität der digitalen Dokumente gewährleistet.
Die Digitalisierung und die digitale Signatur haben nicht nur die betriebliche Effizienz von Vichy Catalan verbessert, sondern auch zu ihrem Engagement für Nachhaltigkeit beigetragen. Die Reduzierung des Papierverbrauchs und dieOptimierung der Prozesse haben das Unternehmen zu einem Beispiel fürverantwortungsvolle Innovation in seinem Sektor gemacht.
