Signature électronique pour les hôtels

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Le secteur de l'hôtellerie est confronté à un défi majeur : se remettre de l'impact économique de la crise du COVID-19 tout en préservant la sécurité et l'expérience client. Si l'on considère les nombreux développements récents, la numérisation est devenue le centre d'intérêt de tous les types d'industries. Pourtant, de nombreux processus typiques du secteur de l'hôtellerie sont encore basés sur le papier. Par exemple, les formulaires d'enregistrement et de départ des clients (check-in et check-out), les dossiers des employés, les feuilles de transaction, les factures des fournisseurs, les rapports de vente et les reçus de paiement. Aujourd'hui, cette approche a complètement changé, les hôtels deviennent numériques et contact-less dans tous les domaines et, heureusement, les signatures électroniques peuvent jouer un rôle essentiel pour offrir la meilleure expérience possible aux clients.

De la même manière que les clients s'enregistraient auparavant, les nouvelles technologies telles que les signatures électroniques permettent des scénarios plus sûrs, comme déclarer ses coordonnées, son passeport et ses vaccins sur un formulaire numérique et le signer, à son arrivée à l'hôtel.

Ensuite, tout comme vos clients fait check-in à l'aide d'une signature biométrique électronique sur une tablette en face à face, ils peuvent régler leur check-out à l'aide de leur smartphone avec une signature à distance et préserver la distance sociale, et demander au personnel de leur envoyer la facture par courrier au lieu de recevoir une copie papier.

La prochaine fois que les touristes réserveront leur séjour dans un hôtel, ils pourront voir des expériences pionnières qui se répandent dans le monde entier, comme celle développée par H10 Hotels, qui a achevé avec succès la numérisation de ses processus d'enregistrement et son intégration avec ses systèmes d'information d'entreprise basés sur Navision, grâce à son partenaire technologique Costaisa

H10 Hotels, qui compte près de 40 ans d'histoire et plus de 60 hôtels dans 18 destinations à travers le monde, a installé jusqu'à 73 tablettes pour ses clients dans les Caraïbes et en Europe, en utilisant la technologie de signature électronique VIDsigner.

L'influence de la pandémie sur l'industrie hôtelière espagnole a été étudiée en profondeur. En outre, les stratégies de réponse et de récupération des plus grandes chaînes hôtelières espagnoles pour garantir un séjour sans COVID-19 dans leurs établissements et pour récupérer l'activité d'hébergement ont été discutées au niveau européen. En Espagne, comme l'a publié la loi (BOE) cette année et pour renforcer la sécurité contre le COVID-19, le gouvernement a mis à jour l'enregistrement des hôtels pour permettre les moyens numériques. Les formulaires d'enregistrement peuvent désormais être remplis électroniquement, ce qui permet une gestion plus efficace des carnets de bord.

L'avenir de la technologie pour des hôtels

De plus en plus d'hôtels s'appuient sur la technologie pour positionner leurs services sur le marché. Les consommateurs y attachant de l'importance dans tous les aspects de notre vie, il est essentiel de proposer des services adaptés à leurs besoins et à leurs préférences. Utiliser une signature biométrique pour le check-in ou le check-out sur une tablette ou une signature à distance avec un smartphone signifie non seulement offrir une valeur ajoutée à la marque et réduire les coûts inefficaces, mais aussi faciliter l'enregistrement des clients, permettre un processus automatisé qui capture les informations et fluidifier la communication avec les utilisateurs et les autorités.

Conformité en matière de sécurité

À mesure que le processus de vaccination se répand dans une partie du monde et que le tourisme commence à rouvrir, la relation entre le personnel d'accueil et le touriste deviendra de plus en plus numérique. En outre, de nombreuses destinations exigeront une preuve de vaccination, ce qui permettra à certains voyageurs d'éviter les tests COVID-19 et les longues quarantaines. Et cette preuve, pour certains pays, peut prendre la forme d'un passeport de vaccination, comme c'est le cas dans l'Union européenne.

En termes de sécurité et de certitude juridique, la signature électronique devient un outil simple pour les employés et la direction qui se soucient réellement de la sécurité, et augmente la probabilité que les organisations maintiennent la conformité aux normes et procédures de sécurité COVID-19 pour protéger les travailleurs contre l'infection et arrêter la transmission potentielle pendant les rencontres en service. 

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