Verbessern Sie Ihre Produktivität mit elektronischen signatur und SAP

Dieser Artikel ist auch in Englisch, Französisch und Spanisch verfügbar.


Die Freigabe von Dokumenten zwischen verschiedenen Abteilungen und Lieferanten bzw. Kunden, kann zu einem sehr ineffizienten Prozess werden, wenn Ihr Unternehmen nicht in der Lage ist, sich an remote Situationen und eine 100% digitale Umgebung anzupassen. In diesem Zusammenhang ist ein sicheres und automatisiertes Verfahren, für die elektronische Erfassung von Informationen, ein wesentliches Werkzeug, um diese Aufgaben schnell, flexibel und sicher zu erledigen. Die Integration von Validated ID´s  e-signatures mit SAP hilft, Kosten zu reduzieren und stellt sicher, dass Prozesse verfolgt und rechtsverbindliche elektronische Signaturen erhalten werden. 

Entdecken Sie, wie der in SAP-Lösungen integrierte elektronische Signatur Service VIDsigner, Ihre digitalen Transaktionen rationalisieren kann

Unternehmen, die täglich viele Dokumente verwalten, können von der Integration der elektronischen Signatur mit VIDsigner und SAP profitieren, indem sie die Unterzeichnung ihrer Dokumente innerhalb ihrer SuccessFactors, Business One, By Design, S/4HANA und ECC Lösungen, aus demselben SAP-System und mit geringeren Kosten tätigen können.

  • SAP SuccessFactors: Vereinfacht die Einstellung von neuen Mitarbeitern, Jobangebote lassen sich schnell unterzeichnen und beschleunigt die Erledigung von Papierkram für neue Mitarbeiter sowie viele andere Dokumente. Mit VIDsigner können Sie Ihrem Kandidaten sofort ein Angebot zur elektronischen Unterzeichnung schicken. Zudem ermöglicht es für HR-Profis, einen automatisierten Workflow zu generieren, welcher einen sofortigen Einblick in den Status der Dokumente und den jeweiligen Fortschritt anzeigt.


  • SAP Business One: Beschleunigen Sie den Vertrieb und verbessern Sie Transparenz und Service. Dank der Integration von VIDsigner in SAP können Sie Geschäfte schneller abschließen, da Sie nicht mehr drucken, scannen und auf Papierkram mehr angewiesen sind bzw. warten müssen. Entscheidungsträger können von überall und jedem Gerät, ein Dokument elektronisch unterzeichnen.


  • SAP ECC und SAP S/4HANA: Verwalten Sie unterschriebene Verträge schnell und sicher aus den ERP-Modulen, die Sie täglich nutzen, verbessern Sie Ihre Kerngeschäftsprozesse und beschleunigen Sie den Vertrieb. Dank des Konnektors zwischen VIDsigner und SAP wird die Aufbewahrung von Dokumenten automatisch mit dem ERP-Management selbst gelöst. Die Integration mit HCM ermöglicht es, das Dokument in Word zu modifizieren und mit SAP zu synchronisieren, um es mit Unterschriften zu versehen. Darüber hinaus verwendet es SAP-Master, um die Informationen zu sammeln, die zum Aufrufen des Signatur Prozesses benötigt werden, und ermöglicht Ihnen, den Signaturprozess aus dem ERP selbst zu überwachen. Diese Integration funktioniert sowohl mit dem Standard-SAP-UI als auch mit FIORI.


  • SAP By Design: Agilität für Unternehmen, die sich schnell an neue Möglichkeiten anpassen müssen. Der in diese SAP-Lösung integrierte VIDsigner ermöglicht es Ihnen, administrative Aufgaben zu reduzieren, bei denen viel Zeit für die Verwaltung von Papierdokumenten verschwendet wird, kann aber auch andere Aufgaben wie die Vertragserstellung, den Versand zwischen Unterzeichnern oder die Archivierung automatisieren.


Sichere Verwaltung genehmigungspflichtiger Prozesse

Überbrücken Sie die digitale Kluft zwischen Vertragserstellung und -speicherung mit einer großartigen Benutzererfahrung und schnellen Ausführung. Dank der Integration der elektronischen Signaturen von Validated ID mit SAP können Sie sowohl Dokumente signieren, die innerhalb von SAP erzeugt wurden, als auch solche, die außerhalb von SAP liegen, aber in SAP unterzeichnet und gespeichert werden müssen. Darüber hinaus ist es jetzt möglich, den Versand von zu signierenden Dokumenten zu verwalten, ohne die gewohnte Arbeitsumgebung zu verlassen, was dieses ERP zu einem kompakten Service macht, mit dem Transaktionen beschleunigt werden können:

Haupt Transaktionen nach Modulen

VERTRÄGE | SAP FI
  • Zulassungen
  • Vertragsanpassungen
  • Zahlungsfreigaben
  • Verträge mit Lieferanten
  • Verkaufsverträge
  • Serviceverträge
  • Beratungsverträge
  • Konnossemente
  • Verkaufsangebote
  • Rechnungen
  • Bestellungen
  • Änderungen
HR | SAP HCM
  • Bonusvereinbarungen
  • Dokumente zur Risikoprävention 
  • Änderungen der Einstellungsbedingungen
  • Abgänge und Entlassungen
  • Arbeitsverträge
  • Mitarbeiter-Richtlinien
  • Spesen Berichte
  • Mitarbeiter-Benachrichtigungen
  • Verhaltens
  • Gesundheits- und Sicherheitsberichte
SUPPORT
  • Support-Vereinbarungen
  • Wartungsvereinbarungen
  • Bedingungen für die Verwendung
  • Schadensmeldungen
  • Reparaturaufträge
  • Änderungswünsche
  • Zulassungen
  • Qualitätskontrolle
  • Bestands Kontrolle
RECHT
  • Lizenzvereinbarungen
  • GDPR
  • Vertragseinstellungen 
  • Hausverwaltung
  • Absichtserklärungen
  • Adressänderungen
  • ISO-Konformität
LOGISTIK | SAP MM
  • Auftragsabwicklung
  • Verfahrenstechnische Einhaltung
  • Prüfprotokolle
  • Nachverfolgung
  • Entsorgungsnachweise
  • Lieferscheine
  • Lieferantenvereinbarungen
  • Einzelne Lieferantenbestellungen
  • Versandformulare
  • Fracht- und Lagerverträge
  • Import- und Export Vereinbarungen
VERKAUF | SAP SD
  • Verkaufsangebote
  • Verkaufsverträge
  • Kontoeröffnung
  • Banküberweisungen
  • Pachtverträge
  • NDA
  • Tarifänderungen
  • Preislisten

Mehrwert der mit SAP integrierten digitalen Signaturen von VIDsigner 

  • Vereinfachen Sie Prozesse und rationalisieren Sie Bestellungen, Rahmenverträge und Angebotsanfragen mit vordefinierten Routing- und Genehmigungs-Workflows, welche die Geschwindigkeit der Geschäftsabläufe beschleunigen. 
  • Sie reduzieren die Kosten und die Notwendigkeit, Informationen und Unterschriften durch Drucken, Faxen, Scannen, Übernachtzustellung und Vertragssuche zu beschaffen. 
  • Führen Sie Verträge schneller aus, indem Sie Dokumente innerhalb von Minuten online weiterleiten, unterschreiben und zurücksenden - jederzeit, von überall und auf jedem Gerät. 
  • Sie reduzieren das Risiko und erhöhen die Compliance, indem sie den vollständigen, rechtsverbindlichen Prüfpfad der Software nutzen, um interne Richtlinien, Anforderungen an Unterschriften- und Berechtigungsebenen sowie Richtlinien zur Dokumentenaufbewahrung einzuhalten. 
  • Sie verbessern die Transparenz, Sie können genau sehen, wo sich jedes Dokument im Prozess befindet, wer unterschreiben muss und bis wann. 
  • Return on Investment (ROI), Reduzierung der Kosten und Erhöhung der Nachhaltigkeit durch die Abschaffung von Papier Transaktionen.
  • Eliminieren Sie Fehler, sparen Sie Zeit beim Suchen und Sortieren und machen Sie Platz frei.
  • Effiziente Verarbeitung, automatische Datenerfassung für schnelle und genaue Dateneingabe, Push-Benachrichtigungen.
  • Look & Feel SAP, freundlicher Zugang und vertrautes Look & Feel.


VIDsigner Hauptmerkmale

  • Aufrufen des Dokumentensignatur Prozesses aus einer beliebigen SAP-Transaktion (Unterstützung von GOS) (Generic Object Services)
  • Automatisierte Send-to-Signature-Fähigkeit für in SAP erzeugte Dokumente, die als externe Dokumente in SAP eingebunden und gespeichert werden sollen
  • Verwaltung der Dokumentenaufbewahrung durch Signieren in SAP ECC selbst
  • Überblick über den Signatur Vorgang 
  • PUSH-Benachrichtigung an den Antragsteller über den Signaturprozess, sowohl programmiert per E-Mail als auch manuell per SMS
  • Signatur Szenarien pro SAP-Business-Objekt konfigurieren
  • Detaillierte Protokollierung des Prozesses aus SAP 
  • Zugriffskontrolle durch SAP-Berechtigungen und -Rollen
  • Historie der verarbeiteten Dokumentation
  • Ermöglicht die Eingabe von Kommentaren zur Bearbeitung
  • Transaktionsdaten, die mit dem Dokument verbunden sind
  • Einfaches Auffinden der erforderlichen Begleitdokumente, Einfügen in das Originaldokument, Signieren und Protokollieren des Signatur Vorgangs


Hauptvorteile und Unterscheidungsmerkmale zu anderen Signaturlösungen 

Eines der Probleme mit herkömmlichen elektronischen Signaturen ist, dass sie nicht immer einfach in die Geschäftsprozesse derjenigen zu integrieren sind, die sie in ihren IT-Systemen nutzen möchten.

Während der Entwurfsphase des VIDsigner-Signatur Service wurde darauf geachtet, dass dieser sowohl mit maximalen rechtlichen Garantien ausgestattet ist, als auch die Integration in eine beliebige Verwaltungssoftware ermöglicht. Dies sind REST-Dienste, die die Integration mit jeder Art von Software erleichtern. Die in SAP integrierten elektronischen Signaturen von VIDsigner wurden entwickelt, um die Benutzererfahrung zu verbessern und den Versand von zu signierenden Dokumenten zu verwalten, ohne die ERP-Lösung selbst zu verlassen. Bei der Entwicklung unseres Konnektors haben wir uns auf die Personen konzentriert, welche die zu signierenden Dokumente versenden, so dass das Signieren von Dokumenten einfach ist und keine zusätzlichen Schulungen oder Change Management erfordert, da alles innerhalb von SAP geschieht. Unsere Integration ermöglicht eine größere Flexibilität in den Prozessen, da SAP als Plattform die Entwicklung einer beliebigen Funktionalität / eines Workflows in integraler Weise erlaubt. Darüber hinaus wurde die SAP-Komponente von Seidor, einem der größten SAP-Partner weltweit, entwickelt. 

Wir waren in der Lage, unseren Kunden eine Benutzererfahrung innerhalb von SAP zu bieten, mit minimaler Auswirkung und Lernkurve auf neue Prozesse.

Josep Andreba [SAP-Entwicklungsbereich, Seidor]

Unser Hauptunterscheidungsmerkmal zu anderen Signaturlösungen ist, dass wir verschiedene digitale Signatur Mechanismen anbieten, die sich für jedes Szenario eignen und sich Ihren Bedürfnissen anpassen: ob es sich um eine handschriftliche Unterschrift auf einem Tablet (BIO), aus der Ferne mit einem Smartphone (REMOTE), mittels eines qualifizierten, personenbezogenen Zertifikats (CENTRALIZED), mit einem digitalen Unternehmenszertifikat für ungestützte Prozesse (STAMPER) oder mit zuverlässiger Kommunikation (E-Delivery) handelt.


Entdecken Sie die wichtigsten Vorteile von VIDsigner mit SAP:

  • Kein zusätzliches Training oder Change Management erforderlich, alles geschieht innerhalb von SAP
  • Mehr Rechtssicherheit, wir sind ein nach der Verordnung (EU) 910/2014 (eIDAS) qualifizierter Trusted Service Provider
  • Mehr Einsatzmöglichkeiten, da wir eine große Auswahl an Signaturtypen anbieten
  • Löst die Aufbewahrung von Dokumenten mit dem ERP-eigenen Dokumentenmanagement automatisch
  • Mit SAP-Stammsätzen sammeln Sie Informationen, die zum Aufrufen des Signatur Prozesses benötigt werden: Mitarbeiter, Dokumente, Kunden, Lieferanten und Ansprechpartner.
  • Automatisiert den gesamten Versand, indem es die Ausgabe, die Unterschriften und die Verwahrung auf unbeaufsichtigte Weise durchführt
  • Global beobachtet den Signatur Vorgang aus dem ERP heraus und erhält eine Benachrichtigung, wenn er abgeschlossen ist
  • Die Beweise für die Signatur sind im Dokument selbst und damit in SAP enthalten. Es ermöglicht die Unabhängigkeit vom Dienstleister im Falle eines Gerichtsverfahrens, im Gegensatz zu anderen Signaturlösungen, welche die Beweise selbst aufbewahren und dadurch den Kunden vom Anbieter abhängig machen


elektronischer Signatur und SAP



Validated ID Team