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Trabajar desde casa con firmas digitales | Validated ID

Trabajar desde casa con firmas digitales

El teletrabajo o trabajo en remoto se ha convertido en un tema candente hoy, aunque lamentablemente no por razones positivas. Equipos y personas nos hemos visto obligados a reinventarnos frente a las cancelaciones de eventos debido al coronavirus y a la obligación de trabajar desde casa. Es por esto que debemos ser más digitales que nunca y encontrar soluciones que nos sirvan para sacar provecho a nuestra estrategia.

Como proveedores de servicios de firma digital, esperamos que esta desafortunada situación nos conduzca al menos a una conclusión positiva y que las organizaciones mejoren sus niveles de confianza y ayuden a sus empleados a trabajar confortablemente a distancia, mejorando las infraestructuras que lo hacen posible. Actualmente, la tecnología permite buenas oportunidades para facilitar el trabajo en remoto a muchas personas. Desde Validated ID, contamos una gran experiencia en los últimos 8 años ayudando a empresas a hacer que su transición digital sea suave y eficiente así que, aquí están nuestros principales consejos:

  1. Mantén las líneas de comunicación abiertas y activas con  tu equipo para asegurar un libre flujo de información.
  2. Utiliza estándares para ayudar a manejar el día a día: cumple con los horarios, ponte al día con tu equipo, recopila información y evalúa regularmente el resultado.
  3. Aprovecha la tecnología para que el trabajo a distancia se desarrolle sin problemas.

Un buen informe sobre el estado del trabajo a distancia (o teletrabajo) realizado por Buffer y AngelList y que incluye más de 3.500 trabajadores en remoto de todo el mundo, indica algunas estadísticas que deberías saber si estás coordinando un equipo:

  • El mayor beneficio de trabajar a distancia es la FLEXIBILIDAD.
  • El mayor problema: la colaboración, la comunicación y el aislamiento.

La comunicación con el equipo es crucial, por lo que los servicios para compartir información a distancia son vitales aquí. Cualquier miembro de tu equipo si está en distintas ubicaciones geográficas, probablemente ya utiliza algún sistema para compartir documentos a través de Internet.

La verdad es que trabajar a distancia no tiene por qué ser una gran prueba. Los acuerdos pueden ser firmados y los documentos pueden ser compartidos sin depender de dónde lo estamos haciendo, es decir, correos electrónicos y firma remota, aunque por razones de seguridad legal, obviamente, el uso de un Proveedor de Servicios de Confianza (TSP) para acuerdos firmados digitalmente es la mejor manera de proteger nuestras empresas.

En el marco de su transformación digital, muchos sectores como el de la salud, la administración pública, los recursos humanos, la banca y los seguros, o las ventas, han recurrido a la firma electrónica para facilitar la aprobación de documentos como los consentimientos informados, los contratos, las nóminas, los procesos de embarque o de ciudadanía, entre otros.

Las firmas digitales remotas pueden ayudar a tu equipo a trabajar sin problemas gracias a sus 3 beneficios claves:

| Agilidad: La firma remota permite a las organizaciones automatizar un sistema seguro de recopilar pruebas para el proceso de firma en línea, garantizando al mismo tiempo una seguridad total, gracias a la doble validación por correo electrónico y OTP (One Time Password) que los clientes reciben en su smartphone. 

| Adapado a los empleados y al cliente final: El proceso de firma se simplifica para los empleados del grupo, al integrarse en su proceso de trabajo habitual. Para el cliente final, el proceso de firma es tan fácil como ejecutar unos pocos clics en su dispositivo elegido (PC, tablet o smartphone).

| Eficacia: No es necesario interrumpir los procesos que normalmente requieren una firma manuscrita.

A nivel mundial, debido al coronavirus, muchas organizaciones se han visto obligadas a redireccionarse, lo que puede convertirse en una oportunidad para todos de colaborar y mejorar nuestros procesos. Este es un desafío que nos obliga a cambiar y hacer la mayor parte de nuestro trabajo digitalmente.

Las firmas electrónicas, como el servicio que proporciona VIDsigner, aseguran la rapidez en los servicios online, así como la seguridad y la adaptabilidad en cualquier plataforma. Si estás evaluando soluciones de firma electrónica para la implementación en su empresa, te recomendamos que revises los siguientes 5 pasos a la hora de tomar una decisión.

Para aquellos que están iniciando el proceso de trabajo flexible , aquí hay una visión general de algunas herramientas que pueden ayudar a la colaboración entre compañeros:

Cuando se digitalizan los procesos, se necesita eficiencia, sin importar dónde estén los empleados. La integración de un servicio de firma electrónica como VIDsigner permite la adaptación a cualquier plataforma que tu organización esté utilizando de forma rápida y segura. Así, tu equipo y tus clientes clientes pueden firmar y enviar documentos cómodamente desde cualquier lugar.

El trabajo a distancia también puede servir para impulsar la participación y la colaboración en la organización de nuestro equipo a través de nuevos canales, fomentando una nueva forma de comunicación y más innovación. Cuando trabajas desde casa, puedes quedarte sentado esperando a que se te asignen tareas o bien, asumir responsabilidades y perseguir tus objetivos. Permite ahorrar todo el tiempo que hasta ahora invertimos en desplazamientos y reuniones, y permite además mejorar la planificación de nuestra agenda. Con los conocimientos apropiados y un buen liderazgo, podremos ayudar a nuestro equipo y clientes a estar preparados para el futuro. Es un buen momento para promover y compartir las mejores prácticas. El trabajo real ocurre en línea.

Conclusión: Construir una organización innovadora debe incluir el trabajo a distancia y esto se convertirá en nuestro día a día. En Validated ID, aseguramos más de 5 millones de firmas digitales cada año. Creemos que, con las herramientas adecuadas, cada organización puede dar un giro y lograr una oportunidad de crecer.

Organizamos webinars mensuales para el Reino Unido (inglés), Alemania (alemán), Francia (francés) y España (español). Si necesitas más información, puedes inscribirse para asistir o enviarnos un correo electrónico aquí.

Si deseas ayuda personalizada sobre el uso de la firma remota, estaremos encantados de programar una llamada. Haz clic aquí para programar una hora.

 

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