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Firma documentos en workflows de DocuWare con firmas electrónicas

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Los usuarios de DocuWare pueden ahora firmar electrónicamente y de forma segura documentos desde su software de gestión de documentos, gracias a la integración con VIDsigner. Esta solución, disponible para clientes de DocuWare Cloud y On-Premise, no sólo permite reducir los costes y el uso de papel, sino que también acelera drásticamente los procesos, garantizando un alto retorno de la inversión.

Opciones de firma

VIDsigner se integra perfectamente en el sistema de flujo de trabajo de DocuWare y ofrece tres opciones de firma diferentes para satisfacer todas las posibles necesidades del usuario:

Firma remota

Este tipo de firma permite enviar documentos a firmar para cualquier persona con un PC, tablet o smartphone sin necesidad de que realice ninguna instalación y sin conocimientos previos. El firmante recibe el documento por correo electrónico de DocuWare, seguido de una OTP (One Time Password) por SMS al smartphone del firmante, a través de la cual Validated ID como Proveedor de Servicios de Confianza verifica la identidad del firmante.

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Firma biométrica

Esta firma electrónica manuscrita se utiliza para escenarios cara a cara y en desplazamientos, mediante tablets capaces de capturar información biométrica durante el proceso de firma. Las pruebas reunidas incluyen la velocidad, la inclinación y la presión aplicada, entre otros parámetros que se codifican, se incorporan al documento y pueden utilizarse para identificar de manera exclusiva al firmante, garantizando un máximo de seguridad jurídica.

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Firma centralizada

Esta firma electrónica cualificada para usuarios enrolados que pueden usarla desde su PC, smartphone o tablet. Permite firmar grandes volúmenes de documentos con sólo unos pocos clics y es ideal para sectores como p. ej. Recursos Humanos. El usuario simplemente tiene que autenticarse en el servicio y firmar sus documentos mediante el certificado unipersonal instalado previamente en el dispositivo que ha elegido para la firma.

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Características

Validated ID proporciona a los usuarios de DocuWare una solución de firma electrónica que permite  mayor rapidez y seguridad en los flujos de trabajo, actuando como un Proveedor de Servicios de Confianza (TSP). Entre otras, sus características incluyen:

  • Ubicación fija o dinámica de la firma en cualquier documento,  a través de la identificación de un texto de anclaje preestablecido, que indica la ultima ubicación de la firma. Por ejemplo, si el usuario selecciona «firma del cliente» como texto de anclaje, la casilla de la firma electrónica se colocará automáticamente donde aparezca ese texto de anclaje.
  • Utilización simultánea de una firma en varios documentos examinados. Después del proceso de firma, estos documentos se vuelven a colocar en el sistema de flujo de trabajo.
  • Visualización clara de los detalles de la firma electrónica, que permite un fácil seguimiento de  cada documento firmado dentro del flujo de trabajo conectado.

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