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Firma digital formación profesional | Validated ID

Firma digital para las empresas de formación profesional

Firma digital y Formación profesional

RESOLUCIÓN SEPE EN MATERIA DE FORMACIÓN PROFESIONAL

Un nuevo caso de uso se abre para las empresas enfocadas en formación profesional que necesiten firmar y enviar a firmar documentación, después de publicarse la Resolución de 15 de abril de 2020 del Servicio Público de Empleo Estatal, con medidas extraordinarias para hacer frente al COVID-19.

Hasta ahora, las empresas de formación que impartían cursos y necesitaban controlar la asistencia del alumnado, gestionaban el seguimiento a través de la típica hoja de papel en la que cada asistente firmaba en una casilla cuando acudía a clase. A raíz de la migración hacia a la formación online y con las restricciones impuestas por el estado de alarma, esa situación ha cambiado. Todas las previsiones indican que la situación excepcional se extenderá al menos durante todo el 2020.

La Resolución de 15 de abril de 2020 del Servicio Público de Empleo Estatal, nos permite diferenciar en el artículo 7.3 y en el artículo 8 dos ámbitos: presencial y a distancia, permitiendo el uso de medios electrónicos siempre que «quede debidamente constatada su identidad». Una descripción ambigua en la que debemos buscar las máximas garantías legales.

 

Artículo 7. Uso de medios electrónicos.

3.Se permitirá el uso de medios electrónicos para garantizar la asistencia de las personas participantes en las acciones formativas siempre que quede debidamente constatada su identidad.

 

ENTORNO PRESENCIAL

Para entornos de formación presencial, el art. 8 permite la firma electrónica de documentos mediante captura de firma digitalizada o con datos biométricos y que tendrá que estar asociada a su NIE o NIF, debiendo garantizar en todo caso la autenticidad de los datos correspondientes a la misma.

«Se permitirá el uso de medios electrónicos para garantizar la asistencia de las personas participantes siempre que quede debidamente constatada la identidad de las personas firmantes y reúna los requisitos de seguridad jurídica»

En estos casos, es posible utilizar la firma ViDSigner BIO de Validated ID, ya que el redactado deja abierto el uso a todos aquellos medios electrónicos que «debidamente constaten la identidad de los firmantes».

 

ENTORNO A DISTANCIA

La resolución permite el uso de los medios electrónicos en los casos en los que sea necesaria o se imparta formación a distancia. Igualmente, siempre que «debidamente constaten la identidad de los firmantes». ViDSigner Remote permite identificar al firmante a través de la recolección de una serie de evidencias, utilizando además un doble factor de autenticación a través de un OTP enviado por SMS. Dichas evidencias tales como el email, número de teléfono móvil, geolocalización o IP, permiten la identificación del firmante. En este caso también se emite un certificado OTC en cada una de las firmas que se realizan lo que facilita la identificación del firmante, y el aumento de la seguridad.

 

¿POR QUE ELEGIR VIDsigner?

 

  • Nuestra firma biométrica es peritable

En la Resolución se cita expresamente «biométrica» para entornos presenciales. La firma realizada con VIDsigner BIO es peritada con evidencias autocontenidas en el documento, como la presión, velocidad o inclinación. VIDsigner BIO recoge los datos recomendados y los codifica según la ISO/IEC 19794-7 y la ISO/IEC 29109-7:2011, lo que garantiza su valoración pericial futura, con independencia de la evolución tecnológica. Además, se recogen otras evidencias de contexto que refuerzan aún más la acción probatoria. 

  • Identificación del firmante

Importante destacar que nuestro servicio de firma emite un certificado OTC en cada una de las firmas realizada, permitiendo, como indica la citada resolución, la identificación del firmante en relación con su NIE o NIF. Estos certificados, además nos permiten identificar fácilmente a los firmantes en el panel de firmas, facilitando el trabajo de los docentes a la hora de comprobar la firma de los asistentes.

  • Un servicio de firma para cada escenario de uso

 Un aspecto muy importante a mencionar es la adaptación de los servicios de firma digital de VIDsigner a cada escenario de uso y la posibilidad de incluir firmas en un documento ya firmado. La situación actual es muy cambiante y se pueden dar casos en los que, por ejemplo, en una clase presencial un alumno no pueda acudir por motivos médicos, pero si podrá asistir de manera virtual, por lo que dicho alumno podrá firmar el parte de asistencia en este caso en remoto. Para poder estar preparado ante cualquier eventualidad, VIDsigner da cobertura a todos los casos de uso.

  • No es necesaria una alta previa por parte del firmante.

 

CONCLUSIÓN

La clave y la dificultad práctica de esta resolución reside en determinar el alcance del término «debidamente». Esta incertidumbre en la determinación de qué se considera identificar debidamente a una persona puede acarrear graves consecuencias para las empresas por una interpretación restrictiva de la Administración en sus labores de inspección, por lo que nuestra recomendación es optar únicamente por sistemas muy fiables desde un punto de vista jurídico, como es el caso de VIDsigner.

El uso de sistemas que no utilizan un doble factor de autenticación (email + SMS) o con evidencias insuficientes genera demasiadas incertidumbres respecto a la identidad de una persona como para ser considerados mecanismos de identificación válidos.

Por su parte, en lo que respecta a la formación presencial, para que un sistema pueda recibir válidamente y a efectos prácticos la calificación de «biométrico» debe recoger todos y cada uno de los rasgos biométricos de la firma que permitan una posterior valoración pericial, estar basados en estándares y garantizar la confidencialidad de la información biométrica por lo que las firmas realizadas con el dedo o con el ratón sin recogida de presión real no serían admisibles.

Del mismo modo, sistemas de firma biométrica basados en el uso de «pads de firma» (tipo wacom) tampoco serían recomendables al no poder garantizar una relación unívoca entre la firma y el documento firmado, o lo que es lo mismo, no permiten asegurar que el firmante conoce exactamente lo que está firmando.

Lo más adecuado para facilitar la identificación del firmante es la utilización de un sistema robusto que garantice la integridad del documento, evitando cualquier modificación ulterior del documento, y sobretodo, que recoja las evidencias que prueben la identidad del firmante con la mayor precisión y calidad posible.

 

Autor: Ramón Bernabéu

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Ramón es el Legal Manager de Validated ID. Tiene doble licenciatura en ADE- derecho en la Universidad de Rey Juan Carlos y Chinese Language & Internacional Business en Zhejiang Gongsahang University. Durante más de 3 años de su experiencia laboral en China trabajo en el desarrollo de las relaciones comerciales entre Asia y LATAM. También tiene más de 9 años de experiencia trabajando en proyectos de asesoría jurídica en España.

 

 

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