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¿Cómo implementar firma digital en tu empresa?

¿Cómo implementar firma digital en tu empresa?

El mundo tradicional basado en procesos que aún usan papel está tomando el camino hacia la transformación digital en cada vez más sectores, tanto en Salud (para la obtención del consentimiento informado), como en la Administración Pública, Recursos Humanos, Banca y Seguros, o Ventas. Si estás evaluando soluciones de firma electrónica para tu empresa, te recomendamos que tengas en cuenta los 5 pasos para implementar una solución de firma digital a la hora de tomar una decisión.

1. ACCESO

Quieres obtener una firma para un documento y la firma digital consigue acumular más evidencias que cualquier otro sistema tradicional para verificar la identidad del firmante. Lo primero que se debe determinar es qué tipo de firma vas a necesitar, en función de tus necesidades. En Validated ID hemos pensado en servicios de firma que se adaptan a procesos diferentes:

  • Firma biométrica: Para facilitar un contexto presencial, la firma biométrica permite al usuario leer directamente lo que va a firmar y dar su consentimiento mediante el uso de una tablet que recoge información suficiente para probar la autoría del firmante en caso de litigio.
  • Firma centralizada: El usuario cuenta con un certificado digital que le permite firmar un volumen alto de documentos desde cualquier lugar. La utilización de este tipo de servicios ha mejorado notablemente la usabilidad de este tipo de firma y es el mejor sistema para un gran número de casos.
  • Firma remota: Esta firma se realiza de forma sencilla en la pantalla, ya sea desde una PC, tablet o smartphone, y sin necesidad de realizar un registro previo.

La firma de un documento se puede integrar dentro de la dinámica de cualquier proceso preexistente y no afecta al flujo de trabajo habitual sino que lo mejora.

2. IDENTIFICACIÓN

Para poder ingresar su firma, un servicio de firma electrónica debe poder recoger las suficientes evidencias para probar la identidad del firmante si es requerida a posteriori. La mejor opción para este paso de identificación dependerá del tipo de transacción, el riesgo involucrado y si se está tratando con un cliente nuevo o existente.

Nuevos clientes
Se deben solicitar los datos de identidad del firmante, normalmente el número de identidad (ID), email y/o teléfono.

Clientes existentes
Con los clientes ya creados, lo más común es usar las credenciales que ya se han emitido anteriormente. En determinados supuestos, como en la firma remota por ejemplo, se realiza siempre una doble validación vía correo electrónico y OTP (One Time Password) al smartphone del firmante con la que pueda asegurar su identidad de forma segura.

3. GARANTIZAR LECTURA

En Validated ID siempre hemos optado por garantizar que el firmante pudo ver y sabía exactamente lo que firmaba (concepto conocido como WYSIWYS, What You See Is What You Sign o lo que ves es lo que firmas). Para garantizar esa seguridad jurídica, reunimos dos elementos:

  • Un dispositivo independiente para visualizar íntegramente el documento y que permita al firmante interactuar directamente con él. Estos nos servirá para demostrar en caso de litigio que lo que se firmó era en efecto el documento que queríamos firmar.
  • La inclusión de un prestador de servicios de confianza para garantizar la integridad del documento y su autenticidad, esto es: que el documento que se envió a firmar y el que se firmó son exactamente el mismo.

4. FORMULARIOS

Como parte del proceso de firma, se pueden agregar campos de datos al documento para que los firmantes lo completen. Esto se aplica sobre todo en el sector salud, donde el paciente firma consentimientos informados y anamnesis. También son especialmente útiles para obtener legitimidad jurídica en el tratamiento de datos y RPGD.

5. FIRMA

Este es el momento final del proceso, en el cual se materializa la prestación del consentimiento por parte del firmante.

Hay ciertos estándares a la hora de elegir un sistema de firma electrónica: VIDsigner emplea estándares internacionales en todas las fases tecnológicas. Este aspecto es muy importante ya que garantiza que los documentos firmados con VIDsigner serán autocontenidos y validables a lo largo del tiempo, sin necesidad de recurrir ni al prestador ni a las partes que intervinieron en el momento de su formalización.


¿Cuáles son los beneficios de la firma electrónica?

  • Reducción de costes y tiempo
  • Reducción de gastos de oficina, costos e impacto medioambiental en torno a la impresión, envío, escaneo y gestión de múltiples copias de documentos en papel.
  • Es un proceso digital, no involucra papel.
  • Al eliminar la necesidad de papel para obtener una firma o sello, las firmas electrónicas y los sellos electrónicas permiten a las instituciones de la UE, las administraciones públicas, las empresas y los ciudadanos completar las transacciones digitalmente, en cualquier momento y en cualquier dispositivo.
  • Los documentos están protegidos.
  • Las firmas y sellos electrónicos reducen el riesgo de que se produzcan errores humanos, como la duplicación o alteración del propio documento. La identidad del firmante está ligada a los documentos que aseguran que las firmas y los sellos sean verificados, auténticos y legítimos.
  • Experiencia del usuario mejorada
  • Reducción de los tiempos de aprobación debido a la rápida respuesta y a los rápidos procesos de firma de documentos, que conducen a la satisfacción de los empleados o clientes.

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