Cada vez más el mundo está avanzando hacia una digitalización total de sus procesos administrativos, entre ellos encontramos la firma electrónica e identidad digital que están adquiriendo mucha importancia en todos los sectores incluido en las administraciones públicas.
Las firmas electrónicas en AAPP
El interés por el medio ambiente y la creciente involucración de las entidades públicas y privadas por la sostenibilidad ha desarrollado una gran preocupación por el uso desmesurado del papel en muchos tipos de trámites, en especial, en aquellos de los que se necesita una firma vinculante. Otro problema existente al que nos enfrentamos es el espacio de almacenamiento que se le debe dedicar para guardar los documentos el tiempo necesario. Además, la entrada en vigor de la ley 39/2015 la cual, entre otras cosas, obliga a eliminar el papel en los trámites con los ciudadanos ha acelerado esta digitalización de los documentos administrativos y, como consecuencia, de la firma vinculante en cada tipo de documento.
Hoy en día existen muchos gestores documentales que han facilitado a los ayuntamientos, consejos comarcales, diputaciones… la digitalización de los documentos, simplificando y acelerando el proceso de realizar las instancias o cualquier otro tipo de documentos y también del archivo de dichos documentos. El problema al que se enfrentan las administraciones públicas es que el proceso no termina de ser 100% digital a causa de la firma, esta, tradicionalmente se ha producido en un entorno papel. Aunque las administraciones públicas estén usando cada vez más el uso de certificados electrónicos en su día a día, el uso de firma electrónica por parte del ciudadano es más limitado por diferentes factores, los principales, la complicada obtención y uso de ellos.
Multicanal de firmas VIDsigner
Y es que VIDsigner está formado por diferentes canales de firma para adaptarse a cualquier situación, los más frecuentes en el sector público son: la firma biométrica, que consiste en la firma presencial mediante una tablet, muy usada en ayuntamientos, consejos comarcales… Donde se requiera de una firma por parte de un usuario sin la necesidad de un certificado digital. La firma remota que permite firmar desde cualquier sitio y con cualquier dispositivo ya sea smartphone, tablet o PC. Por último, la centralizada, que es la firma que usa certificados digitales, ideal para cuando se tiene que firmar una gran cantidad de documentos.
Todo ello actuando como un Proveedor de Servicios de Confianza Cualificado por la Unión Europea regulado por el Reglamento eIDAS.
VIDsigner cumple también con las legislaciones como:
- eIDAS
- Ley 6/2020
- LPAC, Ley 39/2015
- Certificación ENS
Firmas digitales integradas con los principales gestores de expedientes
VIDsigner es un servicio de firma electrónica que permite vincular a las administraciones públicas con los usuarios digitalmente y de una forma sencilla para las dos partes. Sus integraciones con los muchos gestores documentales como: Gestiona de EsPublico, Audifilm, T-systems… y también la gran adaptabilidad con desarrollos de software propios.
Casos de uso en administraciónes públicas
La gran posibilidad de casos de uso que tienen: inspecciones, firma del ciudadano en las OACs, firmas de documentos internos… y también la facilidad de uso para los usuarios, ya sean funcionarios o ciudadanos, hace que cada vez más VIDsigner sea la solución de firma electrónica escogida por las administraciones.
- Oficinas de atención ciudadana
Firma manuscrita, sin necesidad de conocimientos ni posesión de ningún medio electrónico.
- En movilidad con firma manuscrita versátil
La firma presencial no sólo tiene sentido en Oficinas de atención ciudadana, VIDsigner también se usa en inspecciones, servicios sociales y fuerzas y cuerpos de seguridad.
- Recursos Humanos
Eliminación total del papel en las relaciones laborales. Las oficinas sin papeles, esperas, ni desplazamiento.
- Servicios Sociales
Eliminación total del papel en peticiones vinculadas a servicios sociales. Entre ellos - Peticiones realizadas en las oficinas de atención
- Firma por parte de los firmantes en caso de desplazamiento in situ en casa de los ciudadanos
- Posibilidad de automatizar toma de datos o de firmar cualquier tipo de documento generad
- Inspecciones
Eliminación total del papel en la generación de actas de inspección: - Firma del inspeccionado in situ
- Firma por parte del inspector
- Automatización de la recogida de información y elaboración del acta de inspección
Casos de éxito
Son muchas las entidades públicas que trabajan ya con VIDsigner para gestionar los expedientes de manera 100% electrónica, de forma sencilla y rápida. Entre ellas encontramos diputaciones, consejos comarcales, asociaciones públicas y más de 600 ayuntamientos.
Más de 600 AAPP ya trabajan con VIDsigner
Algunos casos de éxito son:
La Diputación de Segovia, que vista la necesidad de cumplir con la ley 39/2015 en las oficinas de atención ciudadana, les surgió la necesidad de adoptar la firma electrónica para los ayuntamientos de la diputación que además estuviera integrado con su gestor documental, y que fuera fácil tanto para la administración como para el ciudadano. Al tratarse de un problema en el punto presencial, la firma que mejor se adaptaba a sus necesidades es la firma biométrica.
A la Fundación Pública Andaluza para la Integración Social de Personas con Enfermedad Mental (FAISEM), le surgió la necesidad de mejorar la gestión documental del proceso de firma. La fácil integración de VIDSigner con desarrollos propios les permite usar una combinación de la firma remota y centralizada, dando solución a su problema.
El Departamento de Empresa y Ocupación de la Generalitat de Catalunya realizaba las inspecciones de empresas en formato papel, gracias a la plataforma Send2sign y a la combinación de las firmas centralizada y biométrica han digitalizado el proceso de inspecciones haciéndolo más simple y reduciendo a cero el papel.
Bilbao Etxebizitzak usando la firma biométrica, pasó de un entorno papel a un entorno digital en los procesos de recogida de solicitudes para el acceso a la vivienda municipal al integrarnos con su software de uso Gexflow de Terralco
Muchos consejos comarcales también están usando las diferentes firmas electrónicas de VIDsigner en sus administraciones por la gran cantidad de usos que ofrecen. El Consell Comarcal del Baix Llobregat, usa la firma remota para la recogida de firmas de las solicitudes de becas para el comedor. Otros como el Consell Comarcal de Osona, usa la firma biométrica para tramitar solicitudes de servicios sociales.
Nuevas oportunidades de identidad digital en AAPP
Numerosos países de la Unión Europea, unidos al esfuerzo común, están liderando los avances en identidad digital a nivel internacional. Claramente, los gobiernos pueden y seguirán desempeñando un papel clave en la emisión de credenciales digitales y, en este contexto, las ciudades pequeñas pueden ser un excelente campo de pruebas para los marcos de identidad descentralizados.
Hasta ahora, el uso de identidades confiables, normalmente basadas en certificados digitales, se había limitado a las relaciones entre administración pública y los ciudadanos y, por lo tanto, su uso era muy limitado. En el sector privado, se optó por gestionar el modelo a nivel individual. Y, por último, cuando los requisitos de confiabilidad eran menores, una buena parte de los usuarios delegaron su identidad a los grandes operadores de Internet (Google, Facebook, Microsoft...).
Como resultado de este crecimiento desconectado, cada usuario acumula cientos de ID login y de passwords y las entidades que necesitan identificar adecuadamente a sus usuarios terminan por desarrollar complicados sistemas de identificación, que limitan drásticamente el acceso a una parte reducida de sus usuarios. Por fortuna, el paradigma ha cambiado. La buena noticia es que en los últimos años se ha desarrollado un nuevo modelo de identidad confiable y universal que, además, va a permitir el control y la gestión de sus datos por parte de los ciudadanos. Es el modelo de las Identidades Descentralizadas o SSI (Self-sovereign Identities).
El modelo SSI y carteras digitales para ciudadanos
El modelo SSI, simplificadamente, significa que el ciudadano dispone de una cartera digital (wallet) donde gestiona y decide cómo comparte sus credenciales verificables (DNI, carnet de conducir, datos profesionales, datos de salud...). Este modelo es, de facto, el único que puede cumplir adecuadamente con la normativa de protección de datos RGPD2 y ha sido tomado de base por la Unión Europea para el desarrollo del EUid aprovechando la revisión del reglamento eIDAS3. En este sentido, es muy relevante el proyecto EBSI/ESSIF4 impulsado por la Comisión Europea, donde los estados miembros, junto con empresas privadas especializadas como Validated ID, están desarrollando los primeros casos de uso basados en dicho paradigma.
Servicio de identidad digital para las administraciones públicas
Nuestro principal objetivo es prestar un servicio de identidad digital, alineado con los modelos universales que está impulsando la UE, en que las organizaciones puedan confiar y que permitan al usuario gestionar su identidad soberana (SSI) garantizando un máximo nivel de privacidad. Actualmente estamos centrando todos nuestros esfuerzos en el proyecto VIDchain,
Nuestro servicio de identidad digital VIDchain, además de ser una solución pionera y haber pasado el “Conformance test” del modelo que impulsa la UE, funciona con diferentes estándares y redes blockchain, sirve de puente entre el mundo físico y el digital y facilita la integración con empresas a través del protocolo Open ID. Además, la Unión Europea prepara un nuevo reglamento basado en el paradigma de la identidad descentralizada, como VIDchain.
Por otro lado, hemos empezado a desarrollar los primeros pilotos de identidad descentralizada en el sector público. En este sentido, cabe destacar el proyecto realizado con el Consorci Administració Oberta de Catalunya, en el ámbito del proyecto de la UE EBSI Early Adopters, con distintos ayuntamientos donde los ciudadanos, a través de la cartera digital de identidad en su móvil, pueden realizar trámites e intercambiar información entre entidades tanto públicas como privadas.
¿Quieres saber más? Inscríbete en nuestro webinar: Firma digital de VIDsigner para AAPP
