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Wie können Sie digitale Signaturen in Ihrem Unternehmen implementieren?

Wie können Sie digitale Signaturen in Ihrem Unternehmen implementieren?

Die traditionelle Welt, die auf Prozessen basiert, die auch heutzutage noch Papier verwenden,
bewegt sich immer mehr in Richtung “Digitalisierung”. Dies geschieht nicht nur im Gesundheitswesen (wie im Falle der Einverständniserklärungen), sondern auch in der öffentlichen Verwaltung, Human Resources, Banken und Versicherungen, sowie im Vertrieb. Sollten Sie elektronische Signaturlösungen für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen, so empfehlen wir Ihnen, bei der Entscheidungsfindung die folgenden fünf Schritte zur Implementierung einer digitalen Signaturlösung zu berücksichtigen:

1. ZUGANG

Im Zuge der digitalen Unterzeichnung von Dokumenten, wird eine Vielzahl von Beweisen zur Überprüfung der Identität des Unterzeichners gesammelt, die die traditionelle Methode mit Papier und Kugelschreiber nicht liefern kann. Es existieren verschiedene digitale Signaturmethoden, die auf unterschiedlichen Bedürfnissen beruhen, so dass es wichtig ist, dass Sie diese im Vorfeld bestimmen. Bei Validated ID haben wir Methoden kreiert, die sich bestmöglich an verschiedene Prozesse anpassen:

  • Biometrische Signatur: Diese Methode wird in einem Face-to-Face-Szenario verwendet. Die biometrische Signatur ermöglicht es dem Benutzer, direkt zu lesen, was er unterschreiben wird und seine Zustimmung mittels der Verwendung eines Tablets zu geben. Dieses sammelt ausreichende Informationen, um die Autorschaft des Unterzeichners im Falle eines Rechtsstreits nachzuweisen.
  • Zentralisierte Signatur: Der Benutzer verfügt über ein digitales Zertifikat, das es ihm ermöglicht, ein hohes Volumen an Dokumenten von überall zu unterzeichnen. Diese Art von Signatur wird vor allem im Bereich des Personalwesens für Lohnabrechnungen und Verträge erfolgreich genutzt.
  • Remote-Signatur: Diese Signatur wird vom Nutzer auf dem Bildschirm von einem PC, Tablet oder Smartphone erstellt und erfordert keinerlei vorherige Registrierung.

Die Signatur eines Dokuments kann in die Dynamik eines jeden bereits existierenden Prozesses integriert werden. Der Workflow leidet unter dieser Integration nicht, sondern wird erheblich verbessert.

2. IDENTIFIZIERUNG

Damit eine Signatur rechtliche Gültigkeit besitzt, muss ein elektronischer Signaturservice in der Lage sein, ausreichende Beweise zu sammeln, um die Identität des Unterzeichners im Nachhinein nachweisen zu können, wenn erforderlich. Die jeweils beste Option für diesen notwendigen Schritt zur Identifizierung, hängt von der Art der Transaktion, dem damit verbundenen Risiko, sowie damit zusammen, ob es sich um einen neuen oder bestehenden Kunden handelt.

Neue Kunden
Sie müssen die Identitätsdaten des Unterzeichners anfordern, in der Regel die Identitätsnummer des Personalausweises sowie deren E-Mail-Adresse und / oder Telefonnummer.

Bestehende Kunden
Bei bereits bestehenden Kunden werden im Regelfall Anmeldeinformationen verwendet, die ihnen im Vorfeld ausgestellt wurden. In bestimmten Fällen, wie z. B. bei einer Remote-Signatur, wird stets eine Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail und OTP (One Time Password bzw. Einmalpasswort) auf dem Smartphone des Unterzeichners durchgeführt, mit der er seine Identität sicher prüfen kann.

3. ANZEIGE DES DOKUMENTS

Bei Validated ID waren wir stets der Ansicht, dass der Unterzeichner das Dokument sehen muss, um genau zu wissen, was er unterzeichnen wird (bekannt als WYSIWYS, What You See Is What You Sign bzw. “Was du siehst, ist, was du unterzeichnest”). Um volle Rechtssicherheit zu gewährleisten, haben wir zwei Elemente zusammengefasst:

  • Ein unabhängiges Gerät zur Visualisierung des gesamten Dokuments und der direkten Interaktion des Unterzeichners mit dem Dokument. Dies ermöglicht es uns, im Falle eines Rechtsstreits zu beweisen, dass das Dokument, das unterzeichnet wurde, tatsächlich das Dokument war, das man unterzeichnen wollte.
  • Die Kooperation mit einem Vertrauensdienstleister, um die Integrität des Dokuments und seine Authentizität zu gewährleisten, d.h. dass das Dokument, das zur Unterzeichnung geschickt wurde, und dasjenige, das unterzeichnet wurde, dieselben sind.

4. FORMULARE

Es besteht die Möglichkeit, dem zu unterzeichnenden Dokument Datenfelder hinzuzufügen, die der Unterzeichner ausfüllen muss. Dies ist vor allem im Gesundheitswesen nützlich, da Patienten häufig Einverständniserklärungen und Anamnesebögen unterzeichnen müssen. Sie sind auch besonders nützlich für die Erlangung der rechtlichen Zulässigkeit in der Datenverarbeitung und der DSGVO.

5. SIGNATUR

Dies ist der letzte Schritt des Prozesses, in dem die Zustimmung des Unterzeichners zustande kommt.

Bei der Wahl eines elektronischen Signatursystems sollte man stets auf bestimmte Standards achten: in allen technologischen Phasen von VIDsigner werden ausschließlich internationale Standards verwendet. Dieser Aspekt ist von äußerster Wichtigkeit, da er garantiert, dass die mit VIDsigner signierten Dokumente auch nach langer Zeit eigenständig und validierbar sind, ohne dass man sich an den Anbieter oder die zum Zeitpunkt der Formalisierung beteiligten Parteien wenden muss.


Welche Vorteile hat die elektronische Signatur?

  • Reduzierung von Kosten und Zeitaufwand.
  • Reduzierung der Bürokosten, sowie der Kosten und Umwelteinflüsse beim Drucken, Versenden, Scannen und Verwalten von mehreren Kopien von Papierdokumenten.
  • Es handelt sich um einen komplett digitalen Prozess, für den keinerlei Papier benötigt wird.
  • Elektronische Signaturen und Stempel ersetzen zu 100% die Nutzung von Papier für die Erlangung einer Unterschrift oder eines Stempels. Zudem ermöglichen sie es EU-Institutionen, öffentlichen Verwaltungen, Unternehmen und Bürgern, Transaktionen digital und jederzeit sowie auf jedem Gerät abzuschließen.
  • Dokumente sind geschützt.
  • Elektronische Signaturen und Stempel reduzieren das Risiko von menschlichen Fehlern, wie z.B. die Vervielfältigung oder Änderung eines Dokuments. Die Identität des Unterzeichners ist mit den Dokumenten verknüpft, wodurch sichergestellt wird, dass Unterschriften und Stempel verifiziert, authentisch und legitim sind.
  • Verbesserte Benutzerfreundlichkeit.
  • Verkürzte Genehmigungszeiten aufgrund der schnellen Reaktions- und Signaturprozesse der Dokumente, die zur Zufriedenheit der Mitarbeiter und Kunden führen.

Gerne erklären wir Ihnen, wie VIDsigner Ihre Beziehung zu Ihren Kunden verbessern kann, Kontaktieren Sie uns für weitere Informationen!

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